Din ansøgning fortjener at blive læst!

Kend den bane, du spiller på. Det er ikke kun et godt råd i sportens verden, men også et fornuftigt udgangspunkt, når du søger job. Så brug et par timer på at sætte dig ind i, hvordan processen forløber, set med virksomhedens øjne. Det sparer dig for ærgelser og afslag senere.

Ansøgninger på jobopslag er på virksomhedens præmisser

At søge job og få succes handler om at sætte sig i modtagerens sted. I hele processen og i alle processer. Altså virksomhedens processer. Langt de fleste virksomheder foretrækker i dag at modtage ansøgninger elektronisk. De fleste via e-mail, men nogle få via online-applikationer på web-sitet.
Før du sender ansøgningen, så sæt dig nøje ind i, hvordan virksomheden foretrækker at modtage ansøgninger. Sæt dig i den persons sted, der sidder med ansvaret for at modtage, sortere, frasortere og udvælge.

Det første, du skal tænke på er, at når en virksomhed modtager mange ansøgninger (mere end 50), så er første skridt at vælge fra. Altså at fjerne alt det overflødige, de useriøse, de umotiverede.

Sortering af ansøgninger giver mere tid til de bedste

Din indsats er med til at afgøre, hvor meget tid, du får:

  • Dårlige, kedelige, sjuskede, tilfældige, ugennemtænkte ansøgninger får 10 sekunder.
  • De middelmådige får 1 minut.
  • De gode ansøgninger / CVer får først 1 minut og så 10 minutter… eller mere….

Den mest benyttede “sekretær”-metode er “sjuske-filteret”. Slåfejl, stavefejl, rodet opsætning signalerer alt sammen manglende engagement. Og er der noget en virksomhed ikke gider, er det mangel på engagement.

Sorteringen af ansøgninger kan meget vel allerede starte i mail-boksens indbakke.

Ved du hvad der gør en ansøgning ubrugelig? Har du f.eks. tænkt på hvordan din ansøgning sendt per e-mail bliver modtaget og vurderet?

Forskellige virksomheder har forskellige filtre. Forskellige personer i samme virksomhed har forskellige filtre. Du ved ikke på forhånd, hvilke regler, der gælder eller hvad humøret er hos den, der sletter og sorterer. Så mit bedste råd er, at du tager alle de hensyn du kan. Til modtageren vel og mærke.

”Det er gennem detaljen, man påvirker helheden”

Har du f.eks. tænkt på…?

  1. Hvor mange ansøgninger modtager en virksomhed på et jobopslag?
  2. Hvor mange sider A-4 papir giver det i alt (ansøgninger + CV’er)?
  3. Hvordan modtager virksomheden disse sider?
  4. Hvordan læser den rekrutteringsansvarlige ansøgninger og CV’er?
  5. Hvor meget tid har vedkommende til at læse og forstå ansøgninger og CV’er?’
  6. Hvor meget tid er der til netop din ansøgning og dit CV?
  7. Hvordan sorteres de indkomne ansøgninger?
  8. Hvilket nummer i bunken er du?
    .…Før og efter sorteringen?

1 Hvor mange ansøgninger modtager en virksomhed på et jobopslag?
Det ved du ikke – på forhånd. Men du kan forvente, at der kommer mellem 50 og 200. Lad os for nemheds skyld i dette regnestykke sige 100 ansøgninger. Har du prøvet at have en mailboks med 100 ulæste e-mails. Som alle skal håndteres. På en uge?

2. Hvor mange sider A-4 papir giver det i alt (ansøgninger + CV’er)?
For hver e-mail er der et CV og en ansøgning. Nogle sender endda eksamensbeviser og anbefalinger med. Du har altså 100 e-mail og som minimum 200 dokumenter. CVer fylder i snit 2 sider. Ansøgninger 1 side.Det giver i alt 300 sider. Ofte tætskrevet. Stillet op på forskellig måde. Som skal sammenlignes. Vurderes.

3. Hvordan modtager virksomheden disse sider?

Helst som e-mail. I e-mailen får du som virksomhed mange variationer: Vedhæftede Word-filer eller pdf-filer, nogle gange er ansøgninger skrevet i ailen, og nogle gange er der et link til en hjemmeside.

4. Hvordan læser den rekrutteringsansvarlige ansøgninger og CV’er?

Tjah.. hvis det var dig, der udover dine normale arbejdsopgaver, lige skulle presse 300 siders læsning og analyse ind på en uge, ville du nok være meget pragmatisk og starte med at prioritere dét, du skal forholde dig til, og fjerne det, du ikke behøver at forholde dig til.

I teorien har man, givet man ikke skal udføre andre arbejdsopgaver overhovedet, 8 minutter pr. dokument. På denne tid, skal man nå at vurdere, hvilke personer, der skal til samtale.

I stedet for at bruge lige meget tid på alle ansøgninger og CV’er, er det mere formålstjenstligt at bruge tiden på de potentielt gode kandidater.

5. Hvor meget tid har vedkommende til at læse og forstå ansøgninger og CV’er?

I praksis betyder ovenstående, at al materiale indledningsvis skimmes. Afhængig af sted, rutine og temperament, bliver dokumenterne skimmet på mellem ½ og 5 minutter. Af en eller anden grund bliver 10 sekunder ofte nævnt (faldet fra 25 sekunder for 10 år siden).

10 sekunder til dit CV. 10 sekunder til din ansøgning. Ved første gennem”læsning”.

6. Hvor meget tid er der til netop din ansøgning og dit CV?

Det kommer helt og holdent an på dig! I nogle tilfælde 0 sekunder; fordi du er røget i afslagsbunken allerede efter din mail er åbnet.

I andre tilfælde får du ½ minut til CV’et, og hvis det er som det skal være, derefter ½ minut til ansøgningen.

7. Hvordan sorteres de indkomne ansøgninger?

Først skal al det overflødige og unødvendige skæres væk. Ved 100 ansøgninger drejer det sig om, at fjerne 80 ansøgere, så man kan koncentrere sig om de 20.

8. Hvilket nummer i bunken er du? Før og efter sorteringen?
Det kommer helt og alene an på, hvordan du har grebet situationen an. Ovenstående regnestykke skal anskueliggøre, at det for modtageren handler om at bruge mindst mulig tid på alle de irrelevante ansøgere. Så man har mere tid til de potentielle kandidater.

Lad være med at overlade det til tilfældighederne! Brug alle de midler, du kan til at få så meget tid som overhovedet muligt hos modtageren.

Og husk: Den første frasortering sker i mailboksens indbakke.

PS! Nogle ansøgninger bliver aldrig læst, fordi de ikke bliver set. Fordi de bliver frasorteret af et spamfilter.

Har du tjekket om et manglende svar fra virksomheden i virkeligheden skyldes, at din mail er blevet sorteret fra som spam?

Får du ikke svar på din ansøgning?

Så ring og forhør dig.  Din ansøgning er ikke den første, der er gemt og glemt pga. høj it-sikkerhed og et skrapt spamfilter..


En e-mail indeholder fire frasorteringsfiltre:

1. Afsenderen

Virker afsenderen professionel (En ordentlig e-mail-adresse fremmer dette)

2. Emnet:

Fortæl, hvad det drejer sig om. Din mail er jo blot en af mange. Brug stillingsbetegnelse, referencenummer, eventuel afdeling.
Der er forskel på små og store virksomheder. Små virksomheder ved som regel godt, hvem og hvad de søger. Større virksomheder med HR-funktioner administrerer flere job, vis dem omsorg og service.

3. Indholdet:

Fortæl, hvad det drejer sig om (job, ansøgning, CV).

Suppler med et par linier om  hvorfor du søger. Hvis du har ringet og talt med en, så nævn det her.

Benyt dig af, at mange har det såkaldte ”preview Pane” (meddelelser med autoindhold). Tænk på virksomheden som en kunde og lad din mail afspejle dette.

Og så er det selvfølgelig ”forbudt” at skrive Hej, Hejsa, Davs…..

4. Vedhæftede filer:

Vedhæft CV og ansøgning som to separate dokumenter. Nogle rekruttører foretrækker at starte med Cvet. Andre at starte med ansøgningen. Alle ønsker noget, der er hurtigt, nemt og overskueligt. Tilbyd derfor modtageren selv at vælge, det de foretrækker, ved at du vedhæfter 2 seperate filer.

I spammekrogen bliver ansøgninger til spam

Et spamfilter er bygget op om en række kritiske kriterier, der tilsammen fortæller, om en bestemt mail, skal karakteriseres som spam. Hvert kritiske kriterium tildeles et antal point, og overskrides en defineret grænseværdi, bliver e-mailen kategori­seret som spam. Det er altså summen af de enkelte elementer i e-mailen, der til­sammen afgør, om en e-mail er spam eller ej.

Kriterier og grænseværdier defineres af den, der har ansvaret for virksomhedens mailserver. En e-mail sendt til den ene virksomhed, kan gå lige igennem, mens samme e-mail sendt til en anden virksomhed, kan blive sat i karantæne afhængigt at, hvad den ansvarlige it-chef har defineret som særligt kritisk.

Nedenfor nævnes de elementer du som jobsøger skal være opmærksom på. Jo flere af disse elementer, der indgår i din e-mail des større risiko for at få stemplet ”uøn­sket” og blive placeret i den virtuelle skammekrog.

I farezonen er:

  • Mailadressen, når du er en ukendt afsender, herunder domænet (det, der står efter @) – især hotmail.com er uønsket mange steder.
  • Teksten i emne-feltet
    Undgå  gratis, konkurrence, vind, tilbud….
  • Skrifttype
    Flere STORE bogstaver i samme ord
  • Elementer i selve mailen
    Billedelementer som jpg, gif, .bmp mv. Billeder sat ind i html-mails, samt bag­grunde og logoer i signaturer. Baggrunde (mønster eller farve) er teknisk set også billedelementer. Grafiske smileys og ikoner tæller også som elementer
  • Skrifttyper, hvor du anvender særlige fonte og farve.
  • Antallet af og typen af vedhæftede filer
    Excel, Word, html og PowerPoint kan udgøre større risiko end en pdf-fil.